Procedura per l’accesso ai
documenti amministrativi ed all’informazione
Procedura:
P402-03
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Copia controllata |
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n° |
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Copia non controllata |
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Distribuita a: .........................................
in data: .................................................
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01 |
20-07-2006 |
Modifica denominazione |
R.
Qualità |
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Provveditore |
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00 |
30-09-2004 |
prima
emissione |
R.
Qualità |
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Direttore |
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Rev. |
Data |
Descrizione |
Redatto |
Firma |
Emesso |
Firma |
INDICE
1 SCOPO..............................................................................................................................................................................................
0
2 Riferimenti..............................................................................................................................................................................
0
3 Campo di applicazione....................................................................................................................................................
0
4 DEFINIZIONI...............................................................................................................................................................................
0
5 Attività di gestione.........................................................................................................................................................
0
5.1 Istanza di accesso....................................................................................................................................................................
0
5.2 Ricezione e protocollo dell’Istanza di accesso........................................................................................................
0
5.3 Valutazione e risposta..........................................................................................................................................................
0
5.4 Predisposizione delle copie..................................................................................................................................................
0
5.5 Consegna delle copie.............................................................................................................................................................
0
5.6 Richieste incomplete o carenti..........................................................................................................................................
0
6 Visione di atti senza
formalità............................................................................................................................
0
7 ARCHIVIAZIONE.......................................................................................................................................................................
0
8 Responsabilità......................................................................................................................................................................
0
9 Documenti allegati.........................................................................................................................................................
0
Assicurare la trasparenza dell'azione amministrativa
favorirne lo svolgimento imparziale, garantendo, nel contempo, il rispetto dei
principi della buona amministrazione.
Garantire la disponibilità delle informazioni correlate allo svolgimento del procedimento edilizio a chiunque abbia interesse e titolo per disporre delle suddette informazioni.
Norma UNI EN ISO 9001:2000 : Paragrafo 4.2.4 – “Tenuta sotto controllo delle registrazioni”
Paragrafo 7.2.3 – “Comunicazioni con il Cliente”
·
Legge n°
241/90
“Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti
amministrativi”;
·
D.p.r. n° 352/92
“Regolamento per la disciplina della modalità di esercizio e dei casi di
esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione
dell’articolo 24, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove
norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai
documenti amministrativi;
·
Direttiva
n°27720/928/46 “Rilascio copie documenti amministrativi – Rimborso spese
riproduzione”
·
Direttiva n°
27720/1749 “Pagamento dell'imposta di bollo sull'istanza di accesso sulle copie
di documenti amministrativi”
·
MINISTERO DEI
LAVORI PUBBLICI DECRETO 14 marzo
2001, n.292 “ Regolamento per la disciplina delle categorie di documenti
sottratti al diritto di accesso, in attuazione dell'articolo 24, comma 4, della
legge n. 241/1990”
Gestione della documentazione tecnico-amministrativa (non esclusa dal diritto di accesso in base alla normativa vigente) e relativa messa a disposizione, mediante visione e/o estrazione di copia, per chiunque abbia interesse e titolo ai sensi della normativa vigente.
diritto di
Accesso
Il diritto di accesso consiste nella possibilità di
avere completa conoscenza dei documenti e delle informazioni di cui è in
possesso l'Amministrazione. Si esercita mediante visione e/o estrazione di copia
degli stessi.
Documento
amministrativo
E' considerato
documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, foto-cinematografica,
elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, di qualsiasi
provenienza, comunque utilizzati nei procedimenti amministrativi. Sono inclusi
nella suddetta definizione tutti i documenti forniti da enti esterni (sia
pubblici che privati) che fanno parte dei processi organizzativi. Tale
documentazione esterna comprende fra l’altro:
·
Elaborati di progetto;
·
Offerte per gare d’appalto;
·
Verbali, autorizzazioni, permessi rilasciati da
organismi di controllo;
AventE
titolo (o Titolare del diritto di accesso)
Il diritto di
accesso spetta a chiunque abbia interesse alla presa visione dei documenti e
delle informazioni inerenti un procedimento per la tutela di situazioni
giuridicamente rilevanti
La
richiesta di accesso deve essere sempre redatta in forma scritta dal
richiedente. La richiesta può essere compilata su apposito modulo (cfr. All.
n°1) disponibile presso l’Ufficio Relazioni con il Pubblico ovvero in altra
forma nel caso di richiesta inoltrata via posta.
Il
richiedente deve indicare le seguenti informazioni:
·
Le proprie generalità
complete:
·
Nome e cognome;
·
Ente o ditta per cui si fa la
richiesta;
·
Qualifica, occorre indicare, se necessario, il
potere rappresentativo del richiedente nel caso di richiesta effettuata da
persona giuridica (Ente o società);
·
Indirizzo e recapito telefonico (il recapito
telefonico deve essere sempre indicato per poter fornire informazioni o
richieste di informazioni integrative) ;
·
Oggetto della richiesta e
motivazioni:
·
Tipo di richiesta (copia fotostatica, copia
conforme, solo presa visione,….);
·
Numero di copie;
·
Estremi dei documenti richiesti (deve essere
indicato nel modo più preciso possibile l’identificazione della documentazione
richiesta);
·
Motivazione (occorre indicare sempre la
motivazione per cui si effettua la richiesta);
·
Altre informazioni eventualmente necessarie (ad
esempio l’urgenza);
·
Alla richiesta deve essere sempre allegata la
fotocopia (fronte-retro) del documento di identità del
richiedente;
La
richiesta compilata (sia consegnata a mano che pervenuta via lettera) viene
ricevuta dall’Ufficio Segreteria ed inoltrata all’Ufficio Protocollo. Una volta
protocollata la richiesta viene trasmessa al Responsabile Ufficio Relazioni con il
Pubblico il quale provvede a trasmetterla al Responsabile interessato dalla
richiesta.
Il Responsabile interessato è, di norma,
il responsabile del settore competente per materia o altro operatore addetto
all'unità organizzativa che detiene le informazioni, i documenti e gli atti che
sono oggetto della richiesta.
Il Responsabile
Interessato provvede tempestivamente alla valutazione della legittimità
della richiesta.
Qualora tale valutazione non possa essere effettuata
immediatamente (ad es. nel caso di dubbi sulla legittimità del richiedente o di
assenza del personale che detiene le informazioni richieste) deve concludersi entro 10 gg
lavorativi dalla data di presentazione della richiesta
stessa.
Nel caso di esito negativo della valutazione, ovvero
quando sia stata riscontrata la non legittimità della richiesta o la mancata
disponibilità delle informazioni richieste, il Responsabile Ufficio Relazioni con il
Pubblico, provvede a comunicare al richiedente, l’impossibilità di fornire
le informazioni richieste con la relativa motivazione.
In caso di esito positivo il Responsabile Interessato esegue le
copie dei documenti richiesti e le trasmette al Responsabile Ufficio Relazioni con il
Pubblico il quale provvede al calcolo delle marche da bollo necessarie per
il rimborso del costo copia (come prescritto dalla normativa vigente) e delle
eventuali altre marche previste dalle norme inerenti l’imposta di bollo (solo
nel caso di copie conformi all’originale).
Il Responsabile
Ufficio Relazioni con il Pubblico provvede a comunicare al richiedente,
mediante lettera raccomandata, la quantità di marche da bollo da consegnare ed
il relativo importo.
Le marche possono essere ricevute a mano o per lettera.
Nel caso di consegna a mano il Responsabile Ufficio Relazioni con il
Pubblico annota sul modulo la quantità di marche ricevuta facendo firmare il
richiedente, con la data dell’avvenuta consegna nell’apposito campo del
modulo.
Nel caso di ricezione delle marche per posta, il Responsabile Ufficio Relazioni con il
Pubblico allega al modulo la corrispondente lettera di
trasmissione.
Una volta ricevute e controllate le marche da bollo il
Responsabile Ufficio Relazioni con il
Pubblico provvede, entro 10 gg dalla ricezione delle marche, al
confezionamento della documentazione ed alla predisposizione della lettera di
trasmissione. Che viene sottoposta alla firma del Direttore e quindi inviata, per
Raccomandata, al richiedente a cura della Segreteria.
Qualora la domanda, sia incompleta o manchi della corretta identificazione dei documenti richiesti, il Responsabile Ufficio Relazioni con il Pubblico invita l'interessato a completare l'istanza con gli elementi mancanti o non indicati con precisione; in tal caso, il termine dei 10 gg ricomincia a decorrere dalla data di ricevimento dell'integrazione richiesta.
La
procedura di cui agli articoli precedenti non si applica qualora venga richiesta
la sola visione degli atti di seguito specificati.
Le richieste di accesso ai documenti amministrativi vengono archiviate, dal Responsabile Ufficio Relazioni con il Pubblico.
Il Responsabile Ufficio Relazioni con il Pubblico è responsabile:
· della gestione delle attività di accesso ai documenti amministrativi;
· All. n°1 : Richiesta di accesso e rilascio documenti